Envoi de données par e-mail ou enregistrement de données dans un dossier partagé

Cette section décrit les procédures pour numériser des originaux et envoyer les données numérisées directement de l'appareil en pièce jointe d'un e-mail ou les enregistrer dans un dossier partagé.


Avant de pouvoir envoyer des données directement par e-mail, vous devez effectuer certaines procédures, comme la configuration d'un serveur de messagerie. Procédure de configuration d'Envoyer un e-mail Avant de pouvoir enregistrer des données dans un dossier partagé, vous devez effectuer certaines procédures, comme spécifier un emplacement pour enregistrer les originaux numérisés. Procédure de configuration d'un dossier partagé en tant que dossier d'enregistrement

Avant de pouvoir envoyer des données directement par e-mail, vous devez effectuer certaines procédures, comme la configuration d'un serveur de messagerie. Procédure de configuration d'Envoyer un e-mail

Avant de pouvoir enregistrer des données dans un dossier partagé, vous devez effectuer certaines procédures, comme spécifier un emplacement pour enregistrer les originaux numérisés. Procédure de configuration d'un dossier partagé en tant que dossier d'enregistrement

Mettez le ou les originaux en place. Placement des originaux

Sélectionnez <Lecture> dans l'écran Accueil. Ecran Accueil

Sélectionnez <E-mail> ou <Fichier>.

Indiquez le destinataire.

Si vous avez sélectionné <Fichier> à l'étape 3, l'écran du carnet d'adresses affiche. Vous pouvez également spécifié la destination à partir des numéros de composition codée ou des numéros de composition 1 touche.

Spécification d'un carnet d'adresses

Spécification à partir des numéros de composition codée

Définition à partir des numéros 1 touche

Saisie directe des destinataires (envoi par e-mail)

Spécification d'un carnet d'adresses

Le carnet d'adresses permet d'indiquer un destinataire en le sélectionnant dans la liste des destinataires enregistrés ou en recherchant son nom parmi les destinataires dont le nom est défini.


Vous devez enregistrer les destinataires dans le carnet d'adresses avant de pouvoir utiliser cette fonction. Enregistrement des destinataires Enregistrez l'adresse du dossier partagé depuis un ordinateur. Définition d'un dossier partagé en tant que dossier d'enregistrement Enregistrement de destinataires depuis l'IU distante

Sélectionnez <Destinat.>

<Définir via carnet d'adresses>.

Si l'écran <Type> apparaît, sélectionnez <A>, <Cc> ou <Cci> comme type de destinataire.

Sélectionnez un index. Index

Sélectionnez un destinataire.

Si vous voulez désigner plusieurs destinataires (e-mail)

Répétez les étapes 1 à 3.


Si vous sélectionnez un destinataire à partir du <Carnet adr.> dans l'écran Accueil, il est possible de configurer les réglages pour l'envoi d'e-mail ou l'envoi de fichier alors que le destinataire reste spécifié.

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Spécification à partir des numéros de composition codée

Des numéros à trois chiffres (numéros de composition codée) sont affectés aux adresses du carnet d'adresses. Vous pouvez indiquer une adresse en saisissant simplement son numéro de composition codée.


Pour utiliser les numéros de composition codée, le destinataire doit être préalablement enregistré dans le carnet d'adresses. Enregistrement des destinataires Enregistrez l'adresse du dossier partagé depuis un ordinateur. Définition d'un dossier partagé en tant que dossier d'enregistrement Enregistrement de destinataires depuis l'IU distante

Sélectionnez <Destinat.>

<Définir via composition codée>.

Si l'écran <Type> apparaît, sélectionnez <A>, <Cc> ou <Cci> comme type de destinataire.

Saisissez un nombre à trois chiffres.

Si vous avez saisi une valeur incorrecte, utilisez

pour l'effacer.

Si un écran de confirmation apparaît

Lorsque <Vérif nº comp codée/1 touche à l'envoi> est réglé sur <Activé>, un écran présentant le destinataire et le nom correspondant au numéro s'affiche. (Pour la composition groupée, le nom du destinataire et le nombre de destinataires sont visibles.) Vérifiez le contenu et, si tout semble correct, sélectionnez <OK>. Pour spécifier un destinataire différent, sélectionnez <Annuler> et ressaisissez le numéro de composition codée à trois chiffres. Affichage des destinataires dans le carnet d'adresses

Si vous voulez désigner plusieurs destinataires (e-mail)

Répétez les étapes 1 à 2.

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Définition à partir des numéros 1 touche

Définition d'une destination en sélectionnant dans la liste de des boutons 1 touche.


Vous devez enregistrer des destinataires avant d'utiliser la composition 1 touche. Enregistrement de destinataires dans le carnet d'adresses

Sélectionnez <Destinat.>

<Spécifier depuis 1 touche>.

Sélectionnez un destinataire.

Si un écran de confirmation apparaît

Lorsque <Vérif nº comp codée/1 touche à l'envoi> est réglé sur <Activé>, un écran présentant le destinataire et le nom du destinataire enregistré sous le bouton 1 touche s'affiche. (Pour la composition groupée, le nom du groupe et le nombre de destinataires sont visibles.) Vérifiez le contenu et, si tout semble correct, sélectionnez <OK>. Pour spécifier un destinataire différent, sélectionnez <Annuler> et sélectionnez à nouveau les boutons 1 touche.


Si vous sélectionnez un destinataire à partir de <1-touche 1> à <1-touche 4> sur l'écran Accueil, vous pouvez procéder aux réglages d'envoi d'e-mail ou d'enregistrement de fichiers alors que le destinataire reste spécifié.

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Saisie directe des destinataires (envoi par e-mail)

Si un destinataire n'est pas enregistré dans le carnet d'adresses, spécifiez-le en saisissant son adresse e-mail.

Sélectionnez <Destinat.>

<Spécifier utilisation touches numériques>.

Saisissez l'adresse e-mail, puis sélectionnez <Appliquer>.

Pour en savoir plus sur la saisie de texte, reportez-vous à la section Saisie du texte.

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Spécification de destinataires à partir des enregistrements de transmission

Vous pouvez également rappeler des destinataires précédemment utilisés. Rappel de réglages précédemment utilisés pour l'envoi/enregistrement (Rappeler réglages)

Enregistrement de données dans un dossier partagé

Vous ne pouvez spécifier qu'un seul destinataire.

Pour l'envoi d'e-mail, spécifiez plusieurs destinataires, y compris les éventuels destinataires en copie (CC) ou copie cachée (CCI).

Sélectionnez <Destinataire>, et sélectionnez la méthode de spécification des destinataires.

Les adresses <Cc> et <Cci> ne peuvent être sélectionnées qu'à l'aide de <Définir via carnet d'adresses>, <Définir via composition codée> ou <Spécifier depuis 1 touche>.

Pour supprimer des destinataires

Si vous avez spécifié plusieurs destinataires, vous pouvez ensuite supprimer les destinataires inutiles.

1	Sélectionnez <Destinataire> <Conf./Modif.>.
2	Sélectionnez le destinataire à supprimer. Si vous avez indiqué Composition groupée, "XX destinataire(s)" s'affiche sur l'écran. Sélectionner <Nombre de destinataires> affiche les destinataires enregistrés dans le groupe.
3	Sélectionnez <Retirer> <Oui>.

Définissez comme bon vous semble les réglages de numérisation.

Spécification du format de numérisation de l'original

Spécification du mode couleur

Sélection d'un format de fichier

Spécification de l'orientation de l'original

Numérisation d'originaux recto verso

Spécification du format de numérisation de l'original

Vous pouvez définir le format de numérisation de votre original.

Sélectionnez le format de l'original

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Spécification du mode couleur

Vous pouvez numériser les documents en couleur ou en noir et blanc.

Sélectionnez le mode couleur

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Sélection d'un format de fichier

Vous pouvez sélectionner le format de fichier souhaité pour les originaux à numériser : PDF, JPEG ou TIFF. Pour les fichiers PDF, vous pouvez sélectionner Compact PDF qui permet de réduire la taille des données.

Sélectionnez le format fichier


Si vous sélectionnez JPEG dans <Format fichier> et que vous essayez de numériser un original à partir de la vitre d'exposition, vous ne pouvez numériser qu'une page. Pour numériser un original de plusieurs pages en une fois, utilisez le chargeur. Chaque page de l'original est enregistrée dans un fichier distinct. Si vous sélectionnez TIFF ou PDF, vous pouvez numériser des originaux de plusieurs pages, soit depuis la vitre d'exposition, soit depuis le chargeur. <PDF (Compact)> compresse davantage les photos et les illustrations des originaux que <PDF>. Le fichier obtenu est plus léger, mais la qualité d'image de certains originaux peut être moindre ou le nombre d'originaux pouvant être numérisés en une opération peut être inférieur.

Si vous sélectionnez JPEG dans <Format fichier> et que vous essayez de numériser un original à partir de la vitre d'exposition, vous ne pouvez numériser qu'une page. Pour numériser un original de plusieurs pages en une fois, utilisez le chargeur. Chaque page de l'original est enregistrée dans un fichier distinct. Si vous sélectionnez TIFF ou PDF, vous pouvez numériser des originaux de plusieurs pages, soit depuis la vitre d'exposition, soit depuis le chargeur.

<PDF (Compact)> compresse davantage les photos et les illustrations des originaux que <PDF>. Le fichier obtenu est plus léger, mais la qualité d'image de certains originaux peut être moindre ou le nombre d'originaux pouvant être numérisés en une opération peut être inférieur.

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Spécification de l'orientation de l'original

Vous pouvez définir l'orientation portrait ou paysage.

Sélectionnez l'orientation originale

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Numérisation d'originaux recto verso

L'appareil numérise automatiquement le recto et le verso des originaux placés dans le chargeur.


L'appareil ne numérise pas automatiquement le recto et le verso des originaux placés sur la vitre d'exposition.

Sélectionnez <Type Livre> ou <Type Calendrier>

<Type Livre>
Réservez cette option pour les originaux dont le sens des images au recto et au verso est identique.

<Type Calendrier>
Sélectionnez cette option si les images au recto et au verso de l'original ne sont pas dans le même sens.

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Pour toute information sur les autres réglages pour la numérisation, consultez la section Faire des numérisations claires ou la section Ajustement de la balance entre la taille des données et la qualité de l'image.

Pour les e-mails, vous pouvez indiquez l'objet, l'adresse de réponse et la priorité si nécessaire. Spécification des réglages pour l'e-mail

Appuyez sur

La numérisation de l'original commence.

Si vous voulez annuler, sélectionnez <Annuler>

<Oui>. Annulation de l'envoi des documents

Lorsque vous placez des originaux dans le chargeur à l'étape 1

Lorsque la numérisation est terminée, le processus d'envoi ou d'enregistrement démarre.

Lorsque vous placez des originaux contre la vitre d'exposition à l'étape 1

Lorsque la numérisation est terminée, suivez la procédure ci-dessous (sauf si vous avez sélectionné le format de fichier JPEG).

1	Si d'autres pages de l'original doivent être numérisées, placez la page suivante contre la vitre d'exposition et appuyez sur . Renouvelez cette étape pour numériser toutes les pages du document. Si une seule page doit être numérisée, passez à l'étape suivante.
2	Sélectionnez <Début TX>. Le processus d'envoi ou d'enregistrement démarre.

Nom de fichier du document envoyés

Les documents envoyés sont automatiquement nommés selon le format suivant : numéro de gestion des communications (quatre chiffres)_date et heure d'envoi_numéro du document (trois chiffres).extension de fichier.

Si une erreur d'envoi d'e-mail se produit

Des notifications d'erreurs sont parfois envoyées à l'adresse e-mail attribuée à l'appareil. Si vous laissez ces notifications s'accumuler, la boîte de messagerie peut se saturer, selon la capacité de votre serveur de messagerie. Nous vous recommandons de vider la boîte de messagerie périodiquement.

Pour vider la boîte de courrier

Lorsque vous videz la boîte de messagerie, tous les e-mails de la boîte du serveur sont supprimés. Lorsque vous définissez le compte de messagerie électronique que vous utilisez habituellement, vous devez d'abord vérifier si des messages de la boîte de réception doivent être conservés.

1	Lancez l'IU distante et connectez-vous en mode Administrateur système. Démarrage de l'IU distante
2	Cliquez sur [Réglages/Enregistrement] sur la page du portail. Écran de l'IU distante
3	Sélectionnez [Réglages réseau] [Réglages E-mail].
4	Cliquez sur [Effacer] dans [Vider boîte aux lettres].
5	Lisez le message qui s'affiche et cliquez sur [OK]. Le courrier électronique est supprimé de la boîte de courrier.


Si vous voulez toujours appliquer les mêmes réglages de numérisation : Modification des réglages par défaut pour les fonctions