Envoi de données par e-mail ou enregistrement de données dans un dossier partagé

3FCS-04X
Cette section décrit les procédures pour numériser des originaux et envoyer les données numérisées directement de l'appareil en pièce jointe d'un e-mail ou les enregistrer dans un dossier partagé.
Avant de pouvoir envoyer des données directement par e-mail, vous devez effectuer certaines procédures, comme la configuration d'un serveur de messagerie. Procédure de configuration d'Envoyer un e-mail
Avant de pouvoir enregistrer des données dans un dossier partagé, vous devez effectuer certaines procédures, comme spécifier un emplacement pour enregistrer les originaux numérisés. Procédure de configuration d'un dossier partagé en tant que dossier d'enregistrement
1
Mettez le ou les originaux en place. Placement des originaux
2
Sélectionnez <Lecture> dans l'écran Accueil. Ecran Accueil
3
Sélectionnez <E-mail> ou <Fichier>.
4
Indiquez le destinataire.
Si vous avez sélectionné <Fichier> à l'étape 3, l'écran du carnet d'adresses affiche. Vous pouvez également spécifié la destination à partir des numéros de composition codée ou des numéros de composition 1 touche.
 
Spécification d'un carnet d'adresses
Spécification à partir des numéros de composition codée
Définition à partir des numéros 1 touche
Saisie directe des destinataires (envoi par e-mail)
Spécification d'un carnet d'adresses
 
Le carnet d'adresses permet d'indiquer un destinataire en le sélectionnant dans la liste des destinataires enregistrés ou en recherchant son nom parmi les destinataires dont le nom est défini.
Vous devez enregistrer les destinataires dans le carnet d'adresses avant de pouvoir utiliser cette fonction. Enregistrement des destinataires
Enregistrez l'adresse du dossier partagé depuis un ordinateur.
Définition d'un dossier partagé en tant que dossier d'enregistrement
Enregistrement de destinataires depuis l'IU distante
1
Sélectionnez <Destinat.> <Définir via carnet d'adresses>.
Si l'écran <Type> apparaît, sélectionnez <A>, <Cc> ou <Cci> comme type de destinataire.
2
Sélectionnez un index. Index
3
Sélectionnez un destinataire.
Si vous voulez désigner plusieurs destinataires (e-mail)
Répétez les étapes 1 à 3.
Si vous sélectionnez un destinataire à partir du <Carnet adr.> dans l'écran Accueil, il est possible de configurer les réglages pour l'envoi d'e-mail ou l'envoi de fichier alors que le destinataire reste spécifié.
Vers le haut
Spécification d'un carnet d'adresses
 
Le carnet d'adresses permet d'indiquer un destinataire en le sélectionnant dans la liste des destinataires enregistrés ou en recherchant son nom parmi les destinataires dont le nom est défini.
Vous devez enregistrer les destinataires dans le carnet d'adresses avant de pouvoir utiliser cette fonction. Enregistrement des destinataires
Enregistrez l'adresse du dossier partagé depuis un ordinateur.
Définition d'un dossier partagé en tant que dossier d'enregistrement
Enregistrement de destinataires depuis l'IU distante
1
Sélectionnez <Destinat.> <Définir via carnet d'adresses>.
Si l'écran <Type> apparaît, sélectionnez <A>, <Cc> ou <Cci> comme type de destinataire.
2
Sélectionnez un index. Index
3
Sélectionnez un destinataire.
Si vous voulez désigner plusieurs destinataires (e-mail)
Répétez les étapes 1 à 3.
Si vous sélectionnez un destinataire à partir du <Carnet adr.> dans l'écran Accueil, il est possible de configurer les réglages pour l'envoi d'e-mail ou l'envoi de fichier alors que le destinataire reste spécifié.
Vers le haut
Spécification à partir des numéros de composition codée
 
Des numéros à trois chiffres (numéros de composition codée) sont affectés aux adresses du carnet d'adresses. Vous pouvez indiquer une adresse en saisissant simplement son numéro de composition codée.
Pour utiliser les numéros de composition codée, le destinataire doit être préalablement enregistré dans le carnet d'adresses. Enregistrement des destinataires
Enregistrez l'adresse du dossier partagé depuis un ordinateur.
Définition d'un dossier partagé en tant que dossier d'enregistrement
Enregistrement de destinataires depuis l'IU distante
1
Sélectionnez <Destinat.> <Définir via composition codée>.
Si l'écran <Type> apparaît, sélectionnez <A>, <Cc> ou <Cci> comme type de destinataire.
2
Saisissez un nombre à trois chiffres.
Si vous avez saisi une valeur incorrecte, utilisez pour l'effacer.
Si un écran de confirmation apparaît
Lorsque <Vérif nº comp codée/1 touche à l'envoi> est réglé sur <Activé>, un écran présentant le destinataire et le nom correspondant au numéro s'affiche. (Pour la composition groupée, le nom du destinataire et le nombre de destinataires sont visibles.) Vérifiez le contenu et, si tout semble correct, sélectionnez <OK>. Pour spécifier un destinataire différent, sélectionnez <Annuler> et ressaisissez le numéro de composition codée à trois chiffres. Affichage des destinataires dans le carnet d'adresses
Si vous voulez désigner plusieurs destinataires (e-mail)
Répétez les étapes 1 à 2.
Vers le haut
Spécification à partir des numéros de composition codée
 
Des numéros à trois chiffres (numéros de composition codée) sont affectés aux adresses du carnet d'adresses. Vous pouvez indiquer une adresse en saisissant simplement son numéro de composition codée.
Pour utiliser les numéros de composition codée, le destinataire doit être préalablement enregistré dans le carnet d'adresses. Enregistrement des destinataires
Enregistrez l'adresse du dossier partagé depuis un ordinateur.
Définition d'un dossier partagé en tant que dossier d'enregistrement
Enregistrement de destinataires depuis l'IU distante
1
Sélectionnez <Destinat.> <Définir via composition codée>.
Si l'écran <Type> apparaît, sélectionnez <A>, <Cc> ou <Cci> comme type de destinataire.
2
Saisissez un nombre à trois chiffres.
Si vous avez saisi une valeur incorrecte, utilisez pour l'effacer.
Si un écran de confirmation apparaît
Lorsque <Vérif nº comp codée/1 touche à l'envoi> est réglé sur <Activé>, un écran présentant le destinataire et le nom correspondant au numéro s'affiche. (Pour la composition groupée, le nom du destinataire et le nombre de destinataires sont visibles.) Vérifiez le contenu et, si tout semble correct, sélectionnez <OK>. Pour spécifier un destinataire différent, sélectionnez <Annuler> et ressaisissez le numéro de composition codée à trois chiffres. Affichage des destinataires dans le carnet d'adresses
Si vous voulez désigner plusieurs destinataires (e-mail)
Répétez les étapes 1 à 2.
Vers le haut
Définition à partir des numéros 1 touche
 
Définition d'une destination en sélectionnant dans la liste de des boutons 1 touche.
Vous devez enregistrer des destinataires avant d'utiliser la composition 1 touche. Enregistrement de destinataires dans le carnet d'adresses
1
Sélectionnez <Destinat.> <Spécifier depuis 1 touche>.
2
Sélectionnez un destinataire.
Si un écran de confirmation apparaît
Lorsque <Vérif nº comp codée/1 touche à l'envoi> est réglé sur <Activé>, un écran présentant le destinataire et le nom du destinataire enregistré sous le bouton 1 touche s'affiche. (Pour la composition groupée, le nom du groupe et le nombre de destinataires sont visibles.) Vérifiez le contenu et, si tout semble correct, sélectionnez <OK>. Pour spécifier un destinataire différent, sélectionnez <Annuler> et sélectionnez à nouveau les boutons 1 touche.
Si vous sélectionnez un destinataire à partir de <1-touche 1> à <1-touche 4> sur l'écran Accueil, vous pouvez procéder aux réglages d'envoi d'e-mail ou d'enregistrement de fichiers alors que le destinataire reste spécifié.
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Définition à partir des numéros 1 touche
 
Définition d'une destination en sélectionnant dans la liste de des boutons 1 touche.
Vous devez enregistrer des destinataires avant d'utiliser la composition 1 touche. Enregistrement de destinataires dans le carnet d'adresses
1
Sélectionnez <Destinat.> <Spécifier depuis 1 touche>.
2
Sélectionnez un destinataire.
Si un écran de confirmation apparaît
Lorsque <Vérif nº comp codée/1 touche à l'envoi> est réglé sur <Activé>, un écran présentant le destinataire et le nom du destinataire enregistré sous le bouton 1 touche s'affiche. (Pour la composition groupée, le nom du groupe et le nombre de destinataires sont visibles.) Vérifiez le contenu et, si tout semble correct, sélectionnez <OK>. Pour spécifier un destinataire différent, sélectionnez <Annuler> et sélectionnez à nouveau les boutons 1 touche.
Si vous sélectionnez un destinataire à partir de <1-touche 1> à <1-touche 4> sur l'écran Accueil, vous pouvez procéder aux réglages d'envoi d'e-mail ou d'enregistrement de fichiers alors que le destinataire reste spécifié.
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Saisie directe des destinataires (envoi par e-mail)
Si un destinataire n'est pas enregistré dans le carnet d'adresses, spécifiez-le en saisissant son adresse e-mail.
1
Sélectionnez <Destinat.>  <Spécifier utilisation touches numériques>.
2
Saisissez l'adresse e-mail, puis sélectionnez <Appliquer>.
Pour en savoir plus sur la saisie de texte, reportez-vous à la section Saisie du texte.
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Saisie directe des destinataires (envoi par e-mail)
Si un destinataire n'est pas enregistré dans le carnet d'adresses, spécifiez-le en saisissant son adresse e-mail.
1
Sélectionnez <Destinat.>  <Spécifier utilisation touches numériques>.
2
Saisissez l'adresse e-mail, puis sélectionnez <Appliquer>.
Pour en savoir plus sur la saisie de texte, reportez-vous à la section Saisie du texte.
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Spécification de destinataires à partir des enregistrements de transmission
Vous pouvez également rappeler des destinataires précédemment utilisés. Rappel de réglages précédemment utilisés pour l'envoi/enregistrement (Rappeler réglages)
Enregistrement de données dans un dossier partagé
Vous ne pouvez spécifier qu'un seul destinataire.
5
Pour l'envoi d'e-mail, spécifiez plusieurs destinataires, y compris les éventuels destinataires en copie (CC) ou copie cachée (CCI).
Sélectionnez <Destinataire>, et sélectionnez la méthode de spécification des destinataires.
Les adresses <Cc> et <Cci> ne peuvent être sélectionnées qu'à l'aide de <Définir via carnet d'adresses>, <Définir via composition codée> ou <Spécifier depuis 1 touche>.
Pour supprimer des destinataires
Si vous avez spécifié plusieurs destinataires, vous pouvez ensuite supprimer les destinataires inutiles.
6
Définissez comme bon vous semble les réglages de numérisation.
 
Spécification du format de numérisation de l'original
Spécification du mode couleur
Sélection d'un format de fichier
Spécification de l'orientation de l'original
Numérisation d'originaux recto verso
Spécification du format de numérisation de l'original
 
Vous pouvez définir le format de numérisation de votre original.
<Format de lecture>  Sélectionnez le format de l'original
Vers le haut
Spécification du format de numérisation de l'original
 
Vous pouvez définir le format de numérisation de votre original.
<Format de lecture>  Sélectionnez le format de l'original
Vers le haut
Sélection d'un format de fichier
 
Vous pouvez sélectionner le format de fichier souhaité pour les originaux à numériser : PDF, JPEG ou TIFF. Pour les fichiers PDF, vous pouvez sélectionner Compact PDF qui permet de réduire la taille des données.
<Format fichier>  Sélectionnez le format fichier
Si vous sélectionnez JPEG dans <Format fichier> et que vous essayez de numériser un original à partir de la vitre d'exposition, vous ne pouvez numériser qu'une page. Pour numériser un original de plusieurs pages en une fois, utilisez le chargeur. Chaque page de l'original est enregistrée dans un fichier distinct. Si vous sélectionnez TIFF ou PDF, vous pouvez numériser des originaux de plusieurs pages, soit depuis la vitre d'exposition, soit depuis le chargeur.
<PDF (Compact)> compresse davantage les photos et les illustrations des originaux que <PDF>. Le fichier obtenu est plus léger, mais la qualité d'image de certains originaux peut être moindre ou le nombre d'originaux pouvant être numérisés en une opération peut être inférieur.
Vers le haut
Sélection d'un format de fichier
 
Vous pouvez sélectionner le format de fichier souhaité pour les originaux à numériser : PDF, JPEG ou TIFF. Pour les fichiers PDF, vous pouvez sélectionner Compact PDF qui permet de réduire la taille des données.
<Format fichier>  Sélectionnez le format fichier
Si vous sélectionnez JPEG dans <Format fichier> et que vous essayez de numériser un original à partir de la vitre d'exposition, vous ne pouvez numériser qu'une page. Pour numériser un original de plusieurs pages en une fois, utilisez le chargeur. Chaque page de l'original est enregistrée dans un fichier distinct. Si vous sélectionnez TIFF ou PDF, vous pouvez numériser des originaux de plusieurs pages, soit depuis la vitre d'exposition, soit depuis le chargeur.
<PDF (Compact)> compresse davantage les photos et les illustrations des originaux que <PDF>. Le fichier obtenu est plus léger, mais la qualité d'image de certains originaux peut être moindre ou le nombre d'originaux pouvant être numérisés en une opération peut être inférieur.
Vers le haut
Spécification de l'orientation de l'original
 
Vous pouvez définir l'orientation portrait ou paysage.
<Orientation de l'original>  Sélectionnez l'orientation originale
Vers le haut
Spécification de l'orientation de l'original
 
Vous pouvez définir l'orientation portrait ou paysage.
<Orientation de l'original>  Sélectionnez l'orientation originale
Vers le haut
Numérisation d'originaux recto verso
 
L'appareil numérise automatiquement le recto et le verso des originaux placés dans le chargeur.
L'appareil ne numérise pas automatiquement le recto et le verso des originaux placés sur la vitre d'exposition.
<Original recto-verso>  Sélectionnez <Type Livre> ou <Type Calendrier>
<Type Livre>
Réservez cette option pour les originaux dont le sens des images au recto et au verso est identique.
<Type Calendrier>
Sélectionnez cette option si les images au recto et au verso de l'original ne sont pas dans le même sens.
Vers le haut
Numérisation d'originaux recto verso
 
L'appareil numérise automatiquement le recto et le verso des originaux placés dans le chargeur.
L'appareil ne numérise pas automatiquement le recto et le verso des originaux placés sur la vitre d'exposition.
<Original recto-verso>  Sélectionnez <Type Livre> ou <Type Calendrier>
<Type Livre>
Réservez cette option pour les originaux dont le sens des images au recto et au verso est identique.
<Type Calendrier>
Sélectionnez cette option si les images au recto et au verso de l'original ne sont pas dans le même sens.
Vers le haut
Pour toute information sur les autres réglages pour la numérisation, consultez la section Faire des numérisations claires ou la section Ajustement de la balance entre la taille des données et la qualité de l'image.
Pour les e-mails, vous pouvez indiquez l'objet, l'adresse de réponse et la priorité si nécessaire. Spécification des réglages pour l'e-mail
7
Appuyez sur .
La numérisation de l'original commence.
Si vous voulez annuler, sélectionnez <Annuler>  <Oui>. Annulation de l'envoi des documents
Lorsque vous placez des originaux dans le chargeur à l'étape 1
Lorsque la numérisation est terminée, le processus d'envoi ou d'enregistrement démarre.
Lorsque vous placez des originaux contre la vitre d'exposition à l'étape 1
Nom de fichier du document envoyés
Les documents envoyés sont automatiquement nommés selon le format suivant : numéro de gestion des communications (quatre chiffres)_date et heure d'envoi_numéro du document (trois chiffres).extension de fichier.
Si une erreur d'envoi d'e-mail se produit
Des notifications d'erreurs sont parfois envoyées à l'adresse e-mail attribuée à l'appareil. Si vous laissez ces notifications s'accumuler, la boîte de messagerie peut se saturer, selon la capacité de votre serveur de messagerie. Nous vous recommandons de vider la boîte de messagerie périodiquement.
Pour vider la boîte de courrier
Lorsque vous videz la boîte de messagerie, tous les e-mails de la boîte du serveur sont supprimés. Lorsque vous définissez le compte de messagerie électronique que vous utilisez habituellement, vous devez d'abord vérifier si des messages de la boîte de réception doivent être conservés.
Si vous voulez toujours appliquer les mêmes réglages de numérisation : Modification des réglages par défaut pour les fonctions

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